L’utilité des réunions dans la gestion de projet est capitale pour évaluer l’exécution d’un projet

Avant de tenir une réunion, vous devez l’évaluer en termes de temps et d’argent. Pour le temps, la réunion est souvent comprise dans les heures de travail. On prévoit de la tenir pendant les horaires de travail, on suppose que nous travaillons huit heures par jour ou plus. Pour savoir ce que votre réunion vous coûte, vous pouvez procéder par cette formule simple:
Coût réunion = coût salarial horaire x nombre de participants+…
Avec cette formule, on a le coût horaire issu du salaire de chaque personne invité multiplié par le nombre de participants. A cela, on ajoute le budget si on a prévu des rafraichissants, des chocolats ou autre chose.

Il faut trouver une date et inviter les bonnes personnes, c’est-à-dire celles qui ont un avis de décideurs ou d’experts à donner pendant la réunion. Il faut prendre l’habitude de préparer les réunions afin de les rendre efficace. Ceci inclut la réservation de salle, l’envoi de l’ordre du jour aux invités, le réglage de la visioconférence si certains sont éloignés, – Vérifier tous les liens possibles de connexion et prévoir un plan B au cas où les liaisons de télécommunications ont une défaillance ce jour-. Les invités doivent avoir l’ordre du jour avant de venir. Ceci leur permet de se préparer. Il peut y avoir des présentations à faire sous forme de slide. On voit bien qu’une réunion ne s’improvise pas.

Lors de la réunion, il faut revenir sur l’ordre du jour. L’objectif ici est de classer tous les points inscrits à l’ordre du jour par ordre d’importance. Un tour de table permettra à chaque participant de proposer ce qu’il a à dire. Ceci permet d’identifier tous les sujets à traiter ou bien de redresser l’ordre du jour établi à l’avance. Et puis on n’oubliera pas de faire un rappel de la dernière réunion, les décisions qu’on avait prises et de proposer les livrables prévues si cela avait été dit lors de la dernière réunion.

Deux rôles tiennent une réunion. Il s’agit de l’animateur et du secrétaire. L’animateur c’est l’organisateur de la réunion. Il peut être celui qui convoque la réunion et établit un ordre du jour à proposer. Il est aussi charger de gérer le temps que la réunion doit mettre et l’ordre des traitements des sujets.
Le secrétaire met en forme ce qui a été dit lors de la réunion. Il doit prendre des notes au fur et à mesure que la réunion se déroule. Il rédige un compte-rendu et l’envoi à tous les participants dans un délai de 48 heures -souvent par email-. Un compte-rendu débouche sur des actions précises.
L’efficacité de la préparation d’une réunion peut se vérifier à base d’une check-list d’efficacité d’une réunion. Dans ce document, on va vous proposer de vérifier si vous avez bien préparé votre réunion, son déroulement et rédiger son compte-rendu.

Quelque soit le type de réunion, le canevas décrit ci-dessus reste le même. Quatre grandes catégories de réunions  s’imposent à vous en fonction de votre projet. Il s’agit de la réunion:
– technique
– de chantier
– d’avancement
– en stand-up meeting

La réunion technique

Le but de cette réunion est de travailler sur des sujets assez approfondis afin de résoudre un problème. Pour cela, on va inviter uniquement les membres de l’équipe concernée, les spécialistes du domaine externe à l’entreprise. ces derniers peuvent être de l’entreprise chargé de concevoir le module qui va permettre de réaliser le projet et enfin, le client ou le maitre d’ouvrage doivent être présents. La séquence de la réunion prévoit l’ordre du jour, le traitement point par point et les objectifs à atteindre pour la prochaine réunion

La réunion de chantier

C’est la réunion où on va inviter les décideurs ou les bailleurs de fonds souvent appelés aussi partie prenante, le chef de projet, le maitre d’ouvrage, le comité de pilotage. Ces participants sont ceux qui veulent savoir si le projet avance bien.
Ce type de réunion permet de connaitre les avancées du projet, les résultats et les livrables intermédiaires. Elle donne l’occasion de fixer les jalons comparables aux étapes intermédiaires du projet. La réunion de chantier est la réunion où on présente un rapport et en retour vous avez  une décision. Par exemple, la soutenance de votre mémoire est une réunion de chantier.
La réunion de chantier commence par un ordre du jour, ensuite les présentations sur powerpoint par exemple. Pour chaque point traité, il faut présenter des résultats. Et puis, il y a une série de questions suivies des délibérations et enfin, on prend des décisions. En gros, la réunion de chantier est celle où on présente un rapport et après on a une évaluation de ce rapport.
Cette réunion ne doit pas dépasser une heure. Les participants doivent être brefs.

La réunion d’avancement

Elle concerne uniquement l’équipe-projet. Le but est le suivi du planning du projet,  la détection des difficultés, la communication entre les différents pôles du projet, l’intérêt qu’on a à travailler en équipe, l’amélioration de la communication entre les membres de l’équipe-projet. Le temps de déroulement de la réunion dépend de l’ordre du jour et du temps de traitement point par point de l’ordre du jour.
Dans cette réunion, on peut évoquer les difficultés qu’on a à travailler avec un membre  de l’équipe dû peut-être à la rétention des informations de projet.

La réunion éclair

Le principe de cette réunion est de faire quelque chose de bref. Tout le monde est debout. Les participants sont des membres disponibles. Il n’y a pas de rendez-vous à chaque fois. Le but, c’est de faire un point rapide entre les membres présents. Ceux qui ne sont pas là. Cela ne pose pas de problèmes. On fait tout de même la réunion. La durée est très courte ; maximum 20 minutes. La réunion éclair peut se tenir lors des pauses-café; le plus souvent par une équipe-projet ou entre les salariés d’une entreprise participant à un colloque, une foire, un séminaire…. par exemple faire un briefing sur la prise de parole que va prendre l’un d’eux dans quelques minutes.

Toutes les réunions doivent laisser de traces. Le secrétaire de réunion rédige un compte-rendu. La durée maximale d’une réunion en dehors des réunion éclair et de la réunion d’avancement est de 1 heure. La réunion d’avancement peut mettre plus d’une heure. Tous les points à l’ordre du jour doivent être traités. Par contre, la réunion éclair ne doit pas dépasser vingt minutes. Enfin, prenez l’habitude de faire des réunions qui n’empiètent pas sur la fin des horaires de travail. La réunion fait partie des heures de travail. Sauf en cas d’extrême urgence.

Références
– MOOC Gestion de projet 10, École Centrale de Lille, 2017
– Cours Master Pro Carto, Université de Yaoundé I, 2018